Pirten markkinointitiimi eli Suvi ja Mandi työskentelevät eri puolilla Eurooppaa – Suvi Tampereella, Mandi Englannissa. Etäyhteydessä -blogisarja käsittelee tiimityötä 2000 kilometrin välimatkalla höystettynä. Sarjan ensimmäisessa osassa Mandi esittelee kokemustensa pohjalta 10 vinkkiä etätyöläisille.
Olen toiminut Pirtessä markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijana kesästä 2018 lähtien. Työnkuvani on laaja ja siihen kuluu esimerkiksi markkinointimme suunnittelu ja toteutus sekä asiakasviestintä eri kanavissamme. Viime syksynä muutimme mieheni opiskeluiden perässä Etelä-Englantiin, kauniiseen rannikkokaupunkiin nimeltä Bournemouth. Olen siitä saakka siis työskennellyt pääosin etämuotoisesti! Jännitin kovasti, kuinka homma 2000 kilometrin välimatkalla työnantajaan ja omaan tiimiin sujuu, mutta kaikki on mennyt vallan mainiosti ja viihdyn etätyössä hyvin, vaikka ihania työkavereita onkin aina vähän ikävä. Onneksi etäyhteydet pelaavat!
Tärkein asia etätyössä ovat ehdottomasti toimivat työvälineet ja tehokkaat verkkoyhteydet – koko päivä menee hukkaan, jos näiden kanssa joutuu tappelemaan. Kokosin omien kokemusteni pohjalta lisäksi kymmenen kohdan vinkkilistan siitä, miten etätyön saa sujumaan mukavasti.
1. Aamurutiini
Kehittele itsellesi toimiva aamurutiini, joka starttaa päivän mukavasti ja antaa sille positiivisen vireen. Etätyöläisen on hyvin helppoa raahautua suoraan sängystä koneen ääreen ja valehtelisin jos väittäisin, ettei itsellänikin ole tällaisia aamuja aina silloin tällöin. Aamurutiinin noudattaminen tuo kuitenkin ryhtiä päivään ja itselle ja ajatuksilleen tilan antaminen ennen työmoodiin siirtymistä lisää hyvää oloa. Itselle sopiva rutiini löytyy etsimällä: hampaiden pesun ja aamupalan lisäksi se voi sisältää esimerkiksi ulkoilua, joogaa, kauneudenhoitoa, perheenjäsenten halailua, lukemista, päiväkirjan kirjoittelua tai ihan vain rauhallisen hetken kahvikupin ääressä. Voit myös vaikkapa simuloida työmatkan päivän aluksi ja päätteeksi – käy kävelemässä korttelin ympäri. Ota kahvi kotoa mukaan take-away-kupissa.
2. Iltarutiini
Miten iltarutiini liittyy etätyöpäivään? Hyvin olennaisesti, itse asiassa. Illalla tehdyt pienet valmistelut nimittäin helpottavat seuraavaa aamua ja työpäivää olennaisesti. Tämä on ollut itselleni hyvin mullistava oivallus, sillä olen surkea herääjä ja ensimmäinen puolikas tunti aamuisin on minusta lähtökohtaisesti ihan kamala. Olen kuitenkin huomannut, että voin helpottaa aamujeni tuskaa näppärästi muutamilla iltatoimilla. Lataa kahvinkeitin. Pilko aamupalasmoothien ainekset valmiiksi niin ettei niitä tarvitse enää kuin kipata blenderiin. Nosta esille valitsemasi asu. Siisti ainakin keittiö ja työympäristö, niin voit aloittaa seuraavan päivän kirjaimellisesti puhtaalta pöydältä.
3. Aseta tavoitteet
Kirjoittele päivän aluksi (tai edellisen päivän lopuksi) muutama tärkein tehtävä listalle. Muista olla realistinen aika-arviossasi. Ota huomioon myös oma vireystilasi: itse olen tuottavimmillani aamupäivästä, joten teen silloin luovuutta ja aivokapasiteettia vaativat tehtävät. Iltapäivälle listaan mekaanisempia hommia, joita voi suorittaa vähän pienemmällä panoksella. Kuinka kauan pystyt keskittymään kerralla? Mitä saisit siinä ajassa tehtyä loppuun? Näitä asioita on hyvä pohtia to do -listaa laatiessa.
4. Vaihtelu virkistää
Etätyöläisenä oman energiatason ylläpitämiseen on joutunut ihan todella kiinnittämään huomiota. Vaikka kotona työskennellessä keskittyminen on tosiaan aivan eri luokkaa kuin avotoimistoympäristössä, johtaa ulkoisten virikkeiden puuttuminen myös paljon helpommin energiatason laskuun. Työpaikalla ihanat työkaverit antavat hurjasti energiaa ja vaihtelevat tilanteet pitävät virkeänä. Siksi päivän suunnittelussa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että se sisältää tarpeeksi erilaisia tehtäviä. Vaihtele myös paikkaa ja nouse välillä ylös: silityslauta ja kirjapino käyvät erinomaisesti seisomatyöpisteestä. Myös korkea ikkunalauta toimii!
5. Ota kaikki irti työrauhasta
Kun to do -listani on valmis, valitsen sieltä ensimmäiseksi päivän tärkeimmän tehtävän. Seuraavaksi kurkkaan sähköpostia ja tarkistan, onko siellä jotain tosi kiireellistä. Vastailen ehkä muutamiin posteihin, mutta muut saavat odottaa iltapäivään. Sitten suljen sähköpostin kokonaan ja keskityn päivän tehtävään.
Alkuun pidin jatkuvasti sähköpostia, pikaviestimiä sekä puhelinta auki ja ääniä päällä. Minusta tuntui, että koska olen niin kaukana pääkallopaikalta, on minun oltava jatkuvasti kaikilla tavoilla tavoitettavissa. Osittain se toki on totta, mutta aika pian tajusin ottaa kaiken irti etänä työskentelemisen parhaista puolista. Työn tuottavuus on ihan eri luokkaa, kun antaa itselleen mahdollisuuden keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. Harva sähköposti lopulta on nimittäin sellainen, joka vaatii toimia nyt heti, mutta ilmoitus uudesta viestistä sen sijaan varmasti katkaisee oman keskittymisen. Jos jokin asia on oikeasti kiireellinen, minut saa kuitenkin aina kiinni käytössämme olevasta pikaviestipalvelusta.
6. Muista tauot
Etsi itsellesi paras rytmi työpäivään ja muista tauot! Itse huomasin tuntevani etätyössä helpommin huonoa omaatuntoa taukojen pitämisestä, jostain syystä ne tuntuvat velvollisuudentuntoisesta ”huijaamiselta”. Etätyöläisenä taukoihin ja niiden laatuun kannattaa kuitenkin kiinnittää erityishuomiota. Tauot kasvattavat keskittymiskykyä ja niitä voi pitää omille tehtävilleen pikku deadlineina, jolloin tehokkuus kasvaa. Tauolla on minusta tärkeää irrottaa katse näytöstä ja nousta ylös. Käy pihalla haukkaamassa happea. Ripusta pyykit, kykkää jokaisen vaatteen kohdalla. Tee ohjattu taukojumppa: meidän Julian ihanat ja nopeat taukojumpat löytyvät Pirten Youtubesta!
7. Irrottaudu välillä näytöstä
Pääosin tietokoneen ja puhelimen avulla työtä tekevänä olen oppinut, että on tosi tärkeää irrottaa katse näytöstä muutaman kerran päivässä. Mitä voisit tehdä perinteisesti kynän ja paperin avulla? Moni suunnitelma selkenee helpommin, kun sen iskee vanhalle kunnon ajatuskartalle. Paperin voi kiinnittää vaikka magneeteilla jääkaapin oveen, jolloin pääset samalla nousemaan ylös. Kaksi kärpästä yhdellä iskulla!
Suosittelen myös lämpimästi sinivalolta suojaavien silmälasien hankkimista. Ne ovat kätevät myös illalla, jos tykkäät selata kännykkää tai katsoa vaikkapa leffoja.
8. Soita
Lähes kaiken voisi halutessaan hoitaa viestittelemällä. Jos jokin asia on vähänkään monimutkaisempi, otan nykyään kuitenkin hyvin pienellä kynnyksellä puhelimen käteen. Jutustellen asian voi nopeasti alustaa ja samalla varmistaa, että molemmat ovat samalla kartalla. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja tehostaa toimintaa. Monesti lähetän pikaviestipalvelulla ensin kysymyksen, ”sopiiko pirauttaa, asiani vie 5 minuuttia”. Näin varmistan sen, että vastapuolella on myös aikaa pysähtyä asiani ääreen enkä keskeytä mitään tärkeää. On myös ihanaa vaihtaa muutamalla sanalla kuulumisia ja viettää pieni hetki työkaverin kanssa. Pirteläiset ovat aivan mahtavaa joukkoa ja vaikka etätyöskentely sopii minulle loistavasti, on ihania työkavereita monesti ikävä.
9. Muista juoda vettä
Hyvin yksikertainen, hyvin itsestään selvä ja hyvin helposti unohtuva asia. Pidä vesipulloa vieressä. Itse täytän ison kannun heti aamusta. Pakasta sitruunaa, limeä, kurkkua, kiiviä ja mansikoita ja heittele niitä mukaan mauksi ja viilentämään.
10. Muista vaihtaa oikeasti vapaalle
Työpäivän päätteeksi on tärkeää päästä oikeasti irrottautumaan työstä. Ei-etätyötä tekevillä tämä tapahtuu aika luonnostaan kotimatkan aikana, mutta etätyöläinen joutuu kiinnittämään tähän erityishuomiota. Itse piilotan työvälineeni päivän päätteeksi kokonaan. Laitan työpuhelimen äänettömälle ja suljen tietokoneen. Laitan pikkusälän eli puhelimen, muistivihon, kynät ja vastaavat omaan pussukkaansa ja nostan sitten sekä säläpussukan että tietokoneen kaappiin piiloon odottamaan seuraavaa työpäivää. Muista myös laturit – ne unohtuvat helposti lattialle lojumaan. Olen huomannut tämän helpottavan hurjasti omaa palautumistani, kun ajatukset eivät vahingossakaan harhaudu työasioihin, ja palautunut ihminen on taas parhaimmillaan seuraavana päivänä.
Suosittelen kaikille etätyön kokeilemista osana omaa työviikkoa, jos se vain on tehtäväsi puolesta mahdollista! Toivon kovasti että, vinkeistä oli sinulle apua. Voit kertoa omat vinkkisi vaikkapa Pirten Facebookissa, Linkkarissa tai Instassa!
